Formlar-Faaliyet öncesinde

Staj hareketliliği faaliyeti ile ilgili detaylı bilgi için lütfen önce "Staj Hareketliliği Kılavuzu", "Sık Sorulan Sorular" ve "Süreç Takvimi" belgelerini inceleyiniz.

 

Staj Hareketliliği Kılavuzu 

Sık Sorulan Sorular

Süreç Takvimi

 

FAALİYETE BAŞLAMADAN ÖNCE HAZIRLANMASI GEREKEN BELGELER

 
Aşağıda adı geçen evrakları faaliyete başlamadan önce en güncel revizyon numaralı hallerini elektronik ortamda hazırlayarak ve gerekli imza, mühür işlemlerini tamamlayarak AB ofisine teslim etmeniz gerekmektedir.
 
Erasmus+ programında görevli olan akademik personelin ders programları ve Rektörlük makamının Beşiktaş Kampüsünde olması nedeniyle belge onaylarını almak aynı gün gerçekleşmeyebilir, imza ve onay için maksimum 5 (beş) iş günü ön görülmektedir. Bu nedenle lütfen işlemlerinizi son ana bırakmayınız ve zaman yönetiminizi doğru yapınız. 
 
Her faaliyetin başlangıç tarihi değişik olabildiğinden dosya teslimi için tek bir son tarih bulunmamaktadır.  Ancak faaliyetiniz başlamadan, hibenizi almak istiyorsanız (hibeli öğrenci iseniz) minimum 15 gün maksimum 30 gün önce işlemlerinizi bitirip dosyanızı AB Ofisine teslim etmeniz tavsiye edilmektedir. Dosya tesliminden sonra hibe sözleşmeniz hazırlanıp tarafınıza gönderilecektir. 
 
 
 

 

 

 

Belgeler ve açıklamaları

 

Belgenin temin edileceği yer:

Dosyaların verileceği kişiler/birimler ve adetleri


AB Ofisi

 

Bölüm Erasmus Koordinatörü


Öğrenci

Denetim Formu; Öğrencinin temel bilgileri ile dosyada yer alan belgeler hakkında bilgi içeren belgedir. Üzerindeki işaretlemeler AB ofisi tarafından yapılacaktır. Diğer belgeleri hazırlamadan önce mutlaka inceleyiniz.

 - FR-0701-Erasmus+ Staj Denetim Formu (Gidiş).DOCX

1 adet asıl

1 adet asıl

1 adet asıl

Başvuru Formu; Otomasyon üzerinden başvuru yapıldığında e-posta adresinize gelen pdf belgesidir.

Kİ-MO kullanıcı hesabınız ve kayıt sırasında kullandığınız e-mail hesabınız.

1 adet asıl

x

1 adet asıl

Not çizelgesi (Transkript); Merkez Öğrenci işleri veya bölüm öğrenci işlerinden alınan güncel onaylı not dökümüdür (transkript).

Merkez veya Bölüm

Öğrenci İşleri

1 adet asıl

x

1 adet asıl

Yabancı Dil belgesi; YTÜ Erasmus yabancı dil sınavı dışında bir sınav sonucu kullanılacak ise buna ait sınav sonuç belgesidir (son 2 yıla ait).

İlgili Sınav Merkezi

1 adet fotokopi

x

1 adet fotokopi

Staj Davetiyesi/Kabul mektubu; Öğrencinin staj yapacağı kurum tarafından kabul edildiğinin ibraz edildiği belgedir. Vize başvurusu için orijinaline ihtiyaç duyabilirsiniz.

Staj yapılacak karşı kurum

3 adet fotokopi

1 adet fotokopi

1 adet fotokopi

Staj İntibak A Formu; Öğrencinin, yapacağı stajın akademik tanınırlığını gösteren belgedir. AB ofisi web sayfasından temin ederek doldurup “Kabul mektubu” ve “Learning agreement” belgenizi de göstererek ilgili kişilere imzalatınız ve son olarak Bölüm sekreterliğine Yönetim Kurulu kararı alınması için bırakınız. Karar sonrası elektronik ortamda AB Ofisine iletilecektir.

 - FR-0702-Erasmus+ Staj İntibak A.doc

1 adet fotokopi

1 adet fotokopi

1 adet fotokopi

Yönetim Kurulu Kararı; Fakülte veya enstitü tarafından stajın onaylandığı kurul kararıdır. AB Ofisine iletildiğinde tarafınıza e-posta ile bilgi verilecektir ve ancak bundan sonra dosyanızı teslim edebilirsiniz.

İlgili birim elektronik ortamda direk AB Ofisine iletecektir

1 adet fotokopi

1 adet fotokopi

1 adet fotokopi

Öğrenci Staj Hareketliliği Hibe Sözleşmesi; Öğrenci ve üniversite arasında imzalanan hareketliliğin işleyişine dair hükümlerin ve hibe ile ilgili bilgilerin yer aldığı sözleşmedir.

Dosya tesliminizi takiben bu belge AB Ofisi tarafından hazırlanıp şahsınıza mail ile gönderilecektir. Mailde belirtilen şekilde çoğaltarak AB ofisine ıslak imzalı hallerinin iletilmesi gerekmektedir.

 - FR-0652-Staj Öğrenci-Üniversite Sözleşmesi.DOC

3 adet asıl

x

1 adet asıl

Staj Anlaşması(Learning Agreement); Öğrenci, misafir olunan kurum ve YTÜ arasında imzalanan, yapılacak olan stajın içeriğini ve tarafların yükümlülüklerini anlatan anlaşmadır. 

Tüm ilgili kişilerin imzaları (sırası ile) ve kurumsal mühürlerin tamamlanması sağlanmalıdır. Fotokopilerin kurumsal mail ile gönderilmesi gerekmektedir.

Nasıl doldurulacağına dair bilgilendirme için tıklayınız.

 - FR-0656-Learning agreement for traineeship.docx

1 adet asıl/ fotokopi

 

1 adet asıl/ fotokopi

1 adet asıl/ fotokopi

Erasmus Öğrenci Beyannamesi; Öğrencinin Erasmus kapsamında haklarının anlatıldığı belgedir.

Erasmus Öğrenci Beyannamesi

1 adet asıl

x

1 adet asıl

Teyit Belgesi; Öğrencinin, Erasmus programından yararlanacağını gösteren ve alacağı hibe miktarını belirten belgedir.

Vize vb. işlemleriniz için de gerekli olabilir.

Doldurmak için yararlanacağınız hesap cetveli için tıklayınız.

 - FR-0847-Teyit Belgesi (Confirmation Form-Staj).docx

1 adet asıl

x

1 adet asıl

Vize; Yurt dışına çıkmak için gerekli olan belgedir. Öğrenci gideceği ülkenin konsolosluğu ile iletişime geçerek Erasmus öğrencisi olarak, staj faaliyetine uygun vize almak için gerekli belgeleri temin etmeli ve gerekli işlemleri yerine getirerek vize başvurusunu yapmalıdır. Pasaport kimlik bilgilerinin olduğu sayfa ve vizenin olduğu sayfaların fotokopilerini AB ofisine vereceğiniz dosyaya ekleyiniz.

İlgili ülke konsolosluğu

1 adet fotokopi

x

x

Pasaport; Yurt dışına çıkmak için gerekli olan belgedir.  AB ofisinden Pasaport Harcı Muafiyet Yazısı alınarak (24 ve üzerindeki yaşta olan öğrenciler için), bu belge vergi dairesine onaylatılır. Daha sonra pasaport için gereken diğer evraklarla birlikte Emniyet Müdürlüğü Pasaport Şubesine başvurulur. Bu şekilde maksimum 2 yıl geçerliliği olan bir pasaport alabilirsiniz.

Emniyet Müdürlüğü

1 adet fotokopi

x

x

Euro Hesabı; Erasmus kapsamında öğrencinin alacağı hibenin yatırılacağı banka hesap bilgisidir. İstanbul’daki herhangi bir Ziraat Bankası şubesinden açılabilir.  

T.C. Ziraat Bankası (İstanbul şubeleri)

1 adet fotokopi

x

x

Sigorta Poliçeleri; Sağlık, Kaza ve Mesuliyet sigortasıdır. YTÜ’nün veya karşı kurumun bu sigortaları yaptırma zorunluluğu yoktur. Sigortalar faaliyetinizin ilk gününü ve son gününü de kapsamalıdır.

Sigorta Şirketleri
AB Ofisi web sayfasında açıklamalar yer alıyor.

1 adet fotokopi

x

1 adet fotokopi

Vekâletname; İhtiyaç halinde sizin yerinize resmi işlerinizi takip edebilmesi için bir yakınınıza/arkadaşınıza vekâlet verebilirsiniz. Zorunlu bir belge değildir.

Noterler

1 adet asıl

1 adet fotokopi

1 adet fotokopi

HATIRLATMA ! Vize, pasaport, sigorta işlemlerini yapmak öğrencinin sorumluluğu olup, bunlarla ilgili bilgileri güvenilirliği yüksek olan konsolosluk, kurum web sayfaları gibi yerlerden temin etmenizi tavsiye ederiz.

 

 
 
 
 
 
 
 

Learning Agreement For Traineeship belgesini doldurmak için lütfen aşağıdaki belgeyi inceleyiniz

 
 
LA for Traineeship Nasıl Doldurulmalıdır?