ICM Öğrenci Formlar

FAALİYET ÖNCESİ HAZIRLANMASI GEREKEN EVRAKLAR

 

Hibe sözleşmenizin hazırlanabilmesi için minimum 15 maksimum 30 gün önce aşağıdaki belgeleri açıklandığı şekilde hazırlayarak AB ofisine teslim ediniz.

 

Belgeler ve açıklamalar

Talimatlar ve belgenin temin edileceği yer/link:

Dosyanın verileceği kişi/birim ve adet

AB Ofisi

Bölüm Erasmus Koord.

Öğrenci

Denetim Formu/Check List: Dosyanızda olması tüm evrakların açıklandığı belgedir. 

İndirmek için tıklayınız.

1 adet

1 adet

1 adet

İkili Anlaşma/Inter-institutional Agreement: İki kurum arasındaki işbirliğinin detaylarının yer aldığı belgedir.

İndirmek için tıklayınız.

1 adet

1 adet

1 adet

Öğrenim Anlaşması/Learning Agreement: Gerçekleşecek faaliyetin iki kurum tarafından detaylarının onaylandığı belgedir.

 

Bölüm Erasmus Koord. ve karşı kurumdaki yetkili kişi ile görüşerek derslerinizi seçiniz. Belgeyi elektronik ortamda doldurunuz, önce Bölüm Erasmus Koord. Sonra AB Ofisi Kurum Erasmus Koord.’ne onaylatınız. Ayrıca karşı kuruma da onaylatınız. Taranmış kopyalar kabul edilmektedir.

İndirmek için tıklayınız:

Learning Agreement 

(Learning Agreement Guide)

1 adet

1 adet

1 adet

Erasmus+ Öğrenci Beyannamesi: Değişim programı kapsamında öğrenci olarak haklarınızın açıklandığı belgedir.

 İndirmek için tıklayınız.

1 adet

x

1 adet

İntibak A &Yönetim Kurulu Kararı:  Faaliyetiniz boyunca alacağınız derslerin faaliyet sonunda tanınmasını sağlayan ön onay belgesidir.

Belgeyi elektronik ortamda doldurarak ilgili kişilere imzalatıp bölüm sekreterliğine bırakınız. Yönetim Kurulu Kararı AB Ofisine elektronik olarak iletilecek ve size mail ile bilgi verilecektir.

İntibak A Formları için tıklayınız:

- FR-0067-Erasmus Lisans Ders İntibak Formu (A).doc

 

- FR-0068-Erasmus Lisansüstü Ders İntibak Formu (A).doc  

 

- FR-0069-Erasmus Lisansüstü (Tez)Ders İntibak Formu (A).doc

1 adet

1 adet

1 adet

Kabul Mektubu/Letter of Acceptance: Karşı kurum tarafından kabul edildiğinizi gösteren ayrıca vize işlemleri için ihtiyaç duyacağınız belgedir.

Karşı kurum ile görüşerek gereken prosedürleri yerine getiriniz ve kabul belgesi isteyiniz.

1 adet

1 adet

1 adet

Teyit Belgesi/ Confirmation Sheet: Erasmus öğrencisi olarak YTÜ tarafından seçildiğinizi ve hak kazandıysanız alacağınız hibe miktarını gösteren belgedir. Vize başvurularında ihtiyaç duyabilirsiniz.

Elektronik ortamda doldurunuz. Kabul mektubunuz üzerindeki tarihleri ve AB Ofisi web sayfasında belirtilen hibe miktarını yazınız.

 

İndirmek için tıklayınız. 

1 adet

1 adet

1 adet

Banka Hesabı (Euro): Hibenizin yatacağı hesap numarasıdır.

T.C. Ziraat Bankasının İstanbul’da bulunan herhangi bir şubesi olabilir. Başka bankalara para transferi yapılamamaktadır.

1 adet

x

1 adet

Vize & Pasaport: Yasal olarak yurt dışına çıkmak için gereken belgelerdir.

Pasaport Şube Müdürlüğü web sayfasını inceleyerek pasaportunuzu ve gideceğiniz ülkenin konsolosluk web sayfasını inceleyerek vize başvurunuzu yapmanız gerekmektedir.

1 adet

x

x

Sağlık Sigortası: Faaliyetiniz boyunca karşılaşabileceğiniz olası hastalık ve kaza durumlarını teminat atına alacak olan belgedir.

Faaliyet boyunca geçerli olan Genel Sağlık Sigortası yaptırmanız gerekmektedir. Sigorta Şirketlerine danışabilirsiniz. Bazı ülkelerde sağlık sigortasının ülke sınırları içinde alınması gerekebilir.

1 adet

x

x

Hibe Sözleşmesi (3 adet): Faaliyetinizin ve alacağınız hibenin koşullarının belirtildiği belgedir.   

Yukarıda belirtilen tüm belgeleri hazırlayıp AB Ofisine teslim ettiğinizde, hibe sözleşmesi mail ile tarafınıza iletilecektir. Bilgilerinizi kontrol ederek 3 adet çıktı alıp, ıslak imzalı olarak AB ofisine teslim edilmelidir. Hibe sözleşmesi olmadan hibe transferi mümkün değildir.

2 adet

x

1 adet

HATIRLATMA ! Vize, pasaport, sigorta işlemlerini yapmak öğrencinin sorumluluğu olup, bunlarla ilgili bilgileri güvenilirliği yüksek olan konsolosluk, kurum web sayfaları gibi yerlerden temin etmenizi tavsiye ederiz.

 

Faaliyet öncesi hazırlanması gereken evrakların tesliminden sonra planlanan faaliyet süre için hesaplanan toplam hibe miktarının %80’i ve mesafe hesaplayıcı (http://www.ua.gov.tr/distance) ile belirlenen seyahat desteği yararlanıcının hesabına aktarılır.

 

 

 

FAALİYET SONRASI HAZIRLANMASI GEREKEN EVRAKLAR

 

Kalan hibenizin aktarılabilmesi ve raporlama işleminin zamanında yapılabilmesi için maksimum 30 gün önce aşağıdaki belgeleri açıklandığı şekilde hazırlayarak AB ofisine teslim ediniz.

 

 

Belgeler ve açıklamalar

Talimatlar ve belgenin temin edileceği yer/link:

Dosyanın verileceği kişi/birim ve adet

AB Ofisi

Bölüm Erasmus Koord.

Öğrenci

Denetim Formu/Check List: Dosyanızda olması tüm evrakların açıklandığı belgedir. 

İndirmek için tıklayınız.

1 adet

1 adet

1 adet

Not Dökümü/Transkript

Transcript of Records: Faaliyet boyunca almış olduğunuz derslerdeki başarı durumunuzu gösteren resmi belgedir.

Faaliyetinizi gerçekleştirdiğiniz kurum tarafından faaliyet sonunda tarafınıza verilmesi gereken belgedir. Notlar hemen açıklanamadığından ayrılacağınız sırada hazır olmayabilir, ancak takibini yapmanız gerekmektedir.

1 adet

x

1 adet

Katılım Sertifikası

Letter of Attendance: Faaliyetinizin resmi olarak hangi tarihlerde gerçekleştiğini gösteren belgedir.

Karşı kurumun kendi formatını veya YTÜ’ne ait formatı kullanabilirsiniz.

 

İndirmek için tıklayınız.

1 adet

1 adet

1 adet

İntibak B &Yönetim Kurulu Kararı: Faaliyetiniz sonunda almış olduğunuz derslerin akademik tanınmasını sağlayan belgedir.

Belgeyi elektronik ortamda doldurarak ilgili kişilere imzalatıp bölüm sekreterliğine bırakınız. Yönetim Kurulu Kararı AB Ofisine elektronik olarak iletilecek ve size mail ile bilgi verilecektir.

İntibak B Formları için tıklayınız:

- FR-0070-Erasmus Lisans Ders İntibak Formu (B).doc

 

- FR-0071-Erasmus Lisansüstü Ders İntibak Formu (B).doc

 

- FR-0072-Erasmus Lisansüstü (Tez)Ders İntibak Formu (B).doc

1 adet

1 adet

1 adet

Seyahat belgeleri

(Pasaport giriş-çıkış mühürlerinin olduğu sayfalar, seyahat bileti faturaları/Biniş-Boarding kartları): Faaliyetiniz için gerçekleştirdiğiniz seyahatinize ilişkin dokümanlardır.

Uçak bileti, fatura ve biniş kartlarınızı saklayınız.

Türkiye’den çıkış ve girişte pasaportunuza mühür basılmadıysa, www.turkiye.gov.tr adresinden “Yurda Giriş/Çıkış Belge Sorgulama” menüsünden döküm alabilirsiniz.

1 adet

x

x

Çevrimiçi Anket: Avrupa Komisyonu tarafından faaliyetinize ilişkin süreçleri değerlendirmek için geliştirilen ankettir. 

Yukarıda adı geçen belgeleri tamamlayıp AB Ofisine teslim ettiğinizde tarafınıza mail ile anket linki gönderilecektir. Anketi tamamlamak kalan hibenizin yatırılması için ön koşuldur.

1 adet

x

x

 

Faaliyet sonrası hazırlanması gereken evrakların tesliminden sonra Katılım Sertifikası ve seyahat evrakları incelenerek gerçekleşen faaliyet süresi tespit edilir ve bu süre için toplam hibe miktarı tekrar hesaplanır. Gerçekleşen faaliyet için hesaplanan toplam hibe miktarından ilk ödeme (%80) çıkartılarak, eğer alınan kredilerden 2/3 oranında başarılı olunmuşsa kalan %20 hibe ödenir. İlk taksit hak edilenden fazla ise iade istenir.